6 Lösungen für eine reibungslose Umstellung auf die E-Rechnungspflicht
Für viele Unternehmen bedeutet die E-Rechnungspflicht weit mehr als eine rein technische Änderung. Sie zwingt dazu, digitale Abläufe umzusetzen, die häufig über längere Zeit vertagt wurden. Wer die Umstellung strategisch angeht, erfüllt nicht nur gesetzliche Vorgaben, sondern profitiert zugleich von beschleunigten Prozessen, weniger Fehlern und mehr Transparenz in den Finanzabläufen.
Entscheidend für eine erfolgreiche Einführung ist nicht ausschließlich die passende Software. Ebenso wichtig ist, dass die einzelnen Lösungen sinnvoll ineinandergreifen und die beteiligten Mitarbeitenden gut vorbereitet sind. Diese sechs Tools unterstützen Unternehmen dabei, die E-Rechnungspflicht zu erfüllen und den Wandel zugleich für eine umfassendere Digitalisierung zu nutzen.
1. Sage: Software für Buchhaltung und E-Rechnungen
Sage bildet die Grundlage für einen rechtskonformen Prozess rund um elektronische Rechnungen. Die Software unterstützt die in Deutschland vorgeschriebenen Formate ZUGFeRD und XRechnung, erlaubt den unmittelbaren elektronischen Versand und Empfang von Rechnungen und sorgt dafür, dass Belege GoBD-konform verarbeitet sowie archiviert werden.
Mit Sage entfällt der bisherige Ablauf, Rechnungen manuell zu erstellen, als PDF zu versenden und anschließend getrennt in der Buchhaltung zu erfassen. Stattdessen ist der gesamte Vorgang automatisiert – von der Erstellung über die Übermittlung bis hin zur Verbuchung. Für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse jetzt auf E-Rechnungen umstellen, schafft Sage eine zentrale Grundlage für diesen Wandel.
Warum das wichtig ist: Sage ermöglicht die rechtskonforme Erstellung, Verarbeitung und Archivierung elektronischer Rechnungen von Beginn an, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.
2. Miro oder Lucidchart: Plattform zur Prozessvisualisierung
Bevor E-Rechnungsabläufe technisch umgesetzt werden, kann es sinnvoll sein, bestehende Prozesse zunächst sichtbar zu machen und weiterzuentwickeln. An welcher Stelle trifft eine Rechnung ein? Wer übernimmt die Prüfung? Wer erteilt die Freigabe? Und wie wird der Beleg anschließend in die Buchhaltung und letztlich ins Archiv überführt?
Mit Plattformen wie Miro oder Lucidchart können Teams diese Abläufe gemeinsam darstellen, mögliche Schwachstellen aufdecken und neue digitale Prozesse planen, bevor die technische Implementierung startet. Eine sorgfältig erstellte Prozesslandkarte verhindert, dass moderne Software lediglich auf überholte und ineffiziente Strukturen gesetzt wird.
Warum das wichtig ist: Auch die beste technische Lösung kann ihr Potenzial nur ausschöpfen, wenn die zugrunde liegenden Abläufe eindeutig festgelegt und effizient gestaltet sind.
3. Vanta oder Secureframe: Plattform für Compliance und Datensicherheit
Je stärker Rechnungsprozesse digitalisiert werden, desto höher werden auch die Anforderungen an Compliance und den Schutz von Daten. Unternehmen, die elektronische Rechnungen empfangen, bearbeiten und archivieren, müssen gewährleisten, dass diese Abläufe die Vorgaben der DSGVO und der GoBD erfüllen.
Lösungen wie Vanta oder Secureframe unterstützen Unternehmen dabei, Sicherheitsstandards strukturiert umzusetzen, fortlaufend zu kontrollieren und auditfähig zu dokumentieren. Sie machen auf einen Blick deutlich, welche Anforderungen bereits erfüllt wurden und in welchen Bereichen weiterhin Handlungsbedarf besteht.
Warum das wichtig ist: Digitale Rechnungsprozesse betreffen sensible Finanzdaten. Ein systematischer Ansatz für Compliance und Datensicherheit reduziert Risiken für das Unternehmen und stärkt das Vertrauen von Geschäftspartnern.
4. Pleo: Plattform für betriebliche Ausgaben
Nicht nur das Senden und Empfangen von Rechnungen, sondern auch die digitale Erfassung von Belegen für laufende Betriebsausgaben ist für viele Unternehmen anspruchsvoll. Pleo stellt als Plattform für Unternehmensausgaben Firmenkarten für Mitarbeitende bereit und erfasst Belege direkt zum Zeitpunkt der Ausgabe digital.
Die aufgenommenen Informationen werden unmittelbar an die Buchhaltungssoftware übergeben. Dadurch bleiben sämtliche Ausgaben jederzeit einsehbar, kategorisiert und für Betriebsprüfungen dokumentiert. Im Zusammenhang mit der E-Rechnungspflicht trägt Pleo dazu bei, auch die Eingangsseite von Belegen vollständig digital abzubilden.
Warum das wichtig ist: Eine lückenlose digitale Erfassung von Ausgabenbelegen ergänzt die E-Rechnungspflicht auf der Eingangsseite und ermöglicht ein durchgehend digitales Belegwesen.
5. Zapier oder Make: Plattform für Workflow-Automatisierung
Die Einführung elektronischer Rechnungen bietet zugleich die Möglichkeit, weitere manuelle Schritte in der Rechnungsverarbeitung zu automatisieren. Workflow-Plattformen wie Zapier oder Make verbinden Prozesse über verschiedene Systeme hinweg, ohne dass Programmierkenntnisse erforderlich sind.
So kann ein eingehender Rechnungsbeleg automatisch kategorisiert, zur Freigabe an die zuständige Person weitergeleitet und nach der Genehmigung direkt an die Buchhaltung übergeben werden. Tätigkeiten, die früher mehrere manuelle Arbeitsschritte erforderten, lassen sich dadurch automatisiert und nachvollziehbar abwickeln.
Warum das wichtig ist: Automatisierte Workflows senken den manuellen Aufwand bei der Rechnungsverarbeitung deutlich und verringern die Fehlerquote in wiederkehrenden Abläufen.
6. Lexoffice oder DATEV Unternehmen Online: Plattform für die Steuerberatung
Die Umstellung auf E-Rechnungen verändert auch die Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Plattformen mit direkter digitaler Verbindung zum Steuerbüro ermöglichen den Austausch von Belegen und Rechnungen zwischen Unternehmen und Steuerberater ohne Medienbruch.
DATEV Unternehmen Online ist in Deutschland besonders weit verbreitet und ermöglicht es Unternehmen, Belege unmittelbar in das System des Steuerberaters hochzuladen. Das spart Zeit, verringert Rückfragen und sorgt dafür, dass steuerrelevante Unterlagen vollständig verfügbar sind.
Warum das wichtig ist: Die digitale und reibungslose Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wird oft unterschätzt, ist jedoch ein wesentlicher Bestandteil eines funktionierenden E-Rechnungsprozesses.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Muss die gesamte IT-Infrastruktur erneuert werden, um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen?
Nein. Häufig genügt es, die vorhandene Buchhaltungs- oder ERP-Software auf eine Version zu aktualisieren, welche die gesetzlich vorgeschriebenen Formate unterstützt, oder auf eine konforme Lösung zu wechseln. Maßgeblich ist, dass die eingesetzte Software ZUGFeRD und XRechnung verarbeiten kann und eine GoBD-konforme Archivierung sicherstellt.
Wie viel Zeit nimmt die Umstellung auf E-Rechnungen üblicherweise in Anspruch?
Wenn die verwendete Software bereits konform ist oder zeitnah angepasst werden kann, lässt sich die technische Umstellung meist innerhalb weniger Wochen durchführen. Häufig entsteht der größere Aufwand durch Prozessanpassungen und die Schulung von Mitarbeitern. Unternehmen, die früh beginnen, haben deutlich weniger Stress als diejenigen, die bis zur letzten Frist warten.
Was gilt für Rechnungen ausländischer Lieferanten, wenn diese keine E-Rechnungen ausstellen können?
Zunächst betrifft die E-Rechnungspflicht inländische B2B-Transaktionen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Für Rechnungen ausländischer Lieferanten greifen die deutschen Regelungen nicht in derselben Weise. Dennoch empfiehlt es sich, auch für diese Belege digitale Abläufe einzusetzen, um eine einheitliche und effiziente Verarbeitung sicherzustellen.
Wie sicher sind E-Rechnungen gegenüber Rechnungen auf Papier?
Bei einer korrekten technischen Umsetzung sind elektronische Rechnungen sicherer als Papierrechnungen. Digitale Signaturen gewährleisten sowohl die Authentizität des Absenders als auch die Unversehrtheit des Inhalts. Darüber hinaus werden sie in zertifizierten Archivsystemen unveränderbar gespeichert und können nicht einfach verloren gehen oder zerstört werden.
Betrifft die E-Rechnungspflicht auch Kleinunternehmer gemäß Paragraph 19 UStG?
Kleinunternehmer nach Paragraph 19 UStG sind grundsätzlich von der Pflicht ausgenommen, E-Rechnungen auszustellen, weil sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Sie müssen jedoch elektronische Rechnungen von Geschäftspartnern empfangen können. Deshalb empfiehlt es sich auch für Kleinunternehmer, eine konforme Lösung einzusetzen.
